مستند سازی (Documentation) یک فرآیند کاملا تخصصی از گردآوری، سازماندهی، دسته بندی، بازیابی، ذخیره و ارائه مطالب در یک قالب استاندارد، منسجم و یکپارچه است. فرآیند مستند سازی ممکن است گردآوری و سازماندهی اسناد موجود در یک مقاله، کتاب، پلتفرم آنلاین مانند وبسایت، CD، نوار صوتی و رسانه های اجتماعی و ارتباط جمعی را شامل شود. قطعا به عنوان مخاطب با واژه مستند سازی در سینما و تلویزیون آشنایی دارید. در این فرآیند شخص مستند ساز یا Documentalist سعی می کند با جمع آوری تمامی اسناد موجود در یک زمینه یا موضوع خاص اقدام به تهیه یک فیلم مستند نماید. برای مثال فرض کنید یک کارگردان قصد دارد در مورد حادثه پلاسکو اقدام به مستند سازی کند. در این فرآیند نیاز است که تمامی اسناد موجود اعم از فایل های تصویری، فایل های صوتی، گزارشات رادیو و تلویزیون، گزارشات مردمی، فیلم های گرفته شده توسط حضار و تمامی اسناد و مدارک مرتبط به موضوع تا جای ممکن جمع آوری، سازماندهی و دسته بندی شده و در قالب یک گزارش جامع که همان فیلم مستند است به مخاطبان ارائه شود. مشابه این فرآیند در جامعه علمی و آکادمیک نیز طی می شود و شخص مستند ساز با توجه به موضوع پروژه اقدام به مستند سازی می نماید. از جمله این موارد می توان به مستندات سازمانی، اسناد فیزیکی، سوابق حقوقی، سوابق صنعتی، سوابق تولید و فروش و تمامی این موارد اشاره کرد. همانطور که پیشتر بیان کردیم کار مستند سازی یک کار تخصصی بوده و شخص مستند ساز یا Documentalist یک متخصص محسوب می شود. ممکن است در ظاهر کار گردآوری، سازماندهی و دسته بندی یک فرآیند دشوار و پیچیده به نظر نرسد اما باید توجه داشته باشید که علاوه بر این موارد شخص مستند ساز باید به حدی در حوزه مورد نظر تخصص داشته باشد که بتواند اسناد اصل را از ساختگی و نادرست تشخیص دهد. چرا که در صورت گنجاندن اسناد جعلی و ساختگی در پروژه نهایی، کل کار دچار مشکل شده و اعتبار خود را از دست خواهد داد. علاوه بر تخصص در شناسایی اسناد نیاز است که مستند ساز به موضوع پروژه علاقه مند باشد چرا که فرآیند گردآوری مدارک و اسناد یک فرآیند بسیار طولانی، پیچیده و زمان بر است و نیاز به صبر و حوصله زیادی دارد و در صورتی که شخص Documentalist به آن علاقه ای نداشته باشد، قطعا نتیجه کار دچار نقصان خواهد بود.
با گذشت زمان که کسب و کار شما بزرگتر می شود، مشتریان شما بیشتر شده، فرآیندهای جدیدی شکل گرفته و پیچیدگی کار شما افزایش خواهد یافت. یکی از راههای کنترل و مدیریت صحیح فرآیند های سازمانی، مستند سازی است. فرآیند مستند سازی به کسب و کار شما کمک می کند که به 5 هدف کلیدی دست پیدا کنید:
کمک به بهبود فرآیندهای سازمانی: به واسطه فرآیند مستند سازی می توانید کلیه فرآیندهای سازمانی اعم از تولید، بازاریابی، ارتباط با مشتری، فروش و غیره را به شکل مستند و ملموس درآورده و از نقاط منفی و ضعف هر یک از آنها آگاه شد. به وسیله مستند سازی مدیران می توانند تصمیم بگیرند کدامیک از فرآیندهای سازمانی نیاز به اصلاح داشته و کدامیک باید حذف شوند.
کمک به آموزش کارکنان جدید: مستند سازی فرآیند های سازمانی این امکان را به مدیران میدهد تا بتوانند نیروهای جدید و تازه استخدام شده را براحتی آموزش دهند و آنها را با مسئولیت های سازمانی شان آشنا کنند. وجود مستندات سازمانی می تواند برای کارکنان با تجربه نیز مفید بوده و به آنها کمک کند مسئولیت ها و فعالیت های اجرایی خودشان را به صورت مستمر چک کنند.
محافظت از دانش سازمانی: گردآوری، سازماندهی و ثبت فرآیندهای سازمانی به مدیران شرکت ها کمک می کند تا دانش سازمانی خودشان را حفظ کرده و به نسل های بعدی و افراد جدیدی که وارد سازمان می شوند، انتقال دهد. فرض کنید تنها تعداد اندکی از افراد در سازمان به روندهای اصلی تسلط داشته و بعد از ترک کار و یا بازنشستگی ممکن است شرکت با مشکلات اساسی روبرو شود. اما وجود یک مستند ساز در سازمان کمک می کند تا افراد جدید این میراث ارزشمند را به ارث برده و با ورود و یا خروج یک نفر سیستم مختل نشود.
کاهش ریسک و ثبات در عمل: وجود یک مستند ساز درسازمان موجب کاهش ریسک کوتاه، میان و بلند مدت در سازمان شده و با فراهم آوردن مستندات عملیاتی طی دوره های مختلف امکان مدیریت بهتر ریسک و بحران را فراهم می کند. مدیران سازمان می توانند به واسطه مستندات موجود برنامه های عملیاتی و پیشگیرانه برای مواجهه با بحران تهیه و تدوین نمایند.
به طور کلی در فرآیند مستند سازی سه فرد در راس امور قرار دارند که هر یک از کلان تا خرد یک وظیفه مشخص در قبال فرآیند مستند سازی (Documentation) خواهد داشت. اولین فرد مدیر فرآیند یا Process owner است. نقش اصلی این فرد در سازمان تعریف فرآیندها، چشم انداز، ماموریت و استراتژی های مستند سازی است. از طرف دیگر شخص Process owner می بایست به صورت مداوم بر روندهای گزارش دهی و آماده سازی نظارت کرده و برنامه های لازم و استانداردهای مستند سازی را تهیه و تدوین نماید. شخص بعدی که در رتبه پایین تری قرار میگیرد مسئول مستند سازی یا Documentation Custodian است که وظیفه بررسی اعتبار و صحت مدارک و مستندات را دارد و به صورت مداوم مدارک موجود را مورد بررسی قرار داده و از به روز بودن آنها اطمینان حاصل می کند. شخص مستند ساز مسئولیت دارد تمامی مدارک را در دسترس اشخاص مسئول و درگیر در پروژه قرار دهد و همچنین وظیفه ذخیره و یا حذف برخی از مدارک بر عهده وی قرار دارد. در نهایت آخرین شخص در ارتباط با فرآیند مستند سازی، نویسنده فنی یا Technicl writer است. این شخص وظیفه دارد مدارک ارائه شده توسط Documantation Custodian را سازماندهی کرده و مستندات سازمانی را تهیه کند. وظیفه نگارش، ویرایش، تغییر و یا استاندارد سازی مستندات بر عهده این شخص بوده و می بایست پوشش کامل و دقیقی از مستندات ارائه نماید. به طور کلی مراحل مستند سازی را می توان به 7 بخش تقسیم کرد که عبارتند از :
شناخت فرآیند: اولین و مهمترین بخش در مستند سازی شناخت مراحل مربوط به پروژه ای است که قصد دارید مستندات و مدارک لازم را در مورد آن گردآوری نمایید. قبل از اینکه اقدام به گردآوری مطالب کنید باید چشم انداز، ماموریت و برنامه عملیاتی برای گردآوری و سازماندهی داده ها را تهیه و تدوین نمایید.
اهداف مستند سازی: قبل از مستند سازی باید هدف خودتان از گردآوری و سازماندهی داده ها را مشخص کنید. برای مثال قصد دارید خروجی کار جنبه حفظ منابع برای دوره های بعدی در سازمان را داشته باشد و یا می خواهید برای مدیران جنبه سیاست گذاری و تصمیم گیری پیدا کند. چرا که با توجه به اهداف تعیین شده، حجم کاری، مدت زمان و نوع منابع مورد نظر تغییر خواهد کرد.
محدوده و چارچوب مستند سازی: قبل از شروع فرآیند مستند سازی مشخص کنید که نقطه شروع و پایان گردآوری و سازماندهی مستندات کجاست و معیار اندازه گیری تان برای خوب و یا بد انجام شدن فرآیند مستند سازی چیست و چطور متوجه می شوید که فرآیند را به درستی و دقت انجام داده اید.
خروجی فرآیند مستند سازی: مشخص کنید که به چه نتایجی می خواهید دست پیدا کنید. همواره باید یک تصویر کلی از فرآیندهای مستند سازی در ذهن داشته باشید و بدانید قصد انجام چه کارهایی را دارید و در صورت انجام چه نتایج احتمالی بوجود خواهد آمد.
ورودی های فرآیند مستند سازی: یک چک لیست از کلیه منابع و مستنداتی که باید در فرآیند پروژه بگنجانید را به مدیران و مسئولان هماهنگی ارائه نمایید. توجه داشته باشید که دستیابی به منابع و ورودی های فرآیند مستند سازی بسیار زمان بر، هزینه بر و دشوار است و می بایست یه چک لیست از اسناد مورد نیاز را تهیه و به تصمیم گیرندگان ارائه کنید.
مشخص کردن افراد مشارکت کننده: نقش هر فرد در فرآیند مستند سازی را مشخص کرده و فرآیند تقسیم مسئولیت ها را انجام دهید. در این فرآیند حتی می توانید اشخاصی که از آنها به عنوان رفرنس استفاده می کنید را مشخص کرده و یک برنامه دقیق برای گردآوری داده ها و نظرسنجی از این افراد مشخص نمایید.
کنترل، اندازه گیری و بازبینی: قبل از پیاده سازی برنامه و شروع مستند سازی، نقاط پر خطر و ریسکی را در برنامه تان مشخص کرده و اقدامات لازم را برای آنها پیشبینی کنید. یک سیستم اندازه گیری روند پیشرفت پروژه تعریف کرده و به آن پایبند باشید چرا که در صورت عدم پایبندی به برنامه، قطعا مشکلات جدی در فرآیند مستند سازی بروز خواهد کرد. در نهایت توصیه می شود قبل از تحویل پروژه، ابعاد مختلف آن را بررسی و بازبینی کرده و اشتباهات احتمالی را اصلاح کنید.
