ایزی تز : گزارش نویسی یعنی نوشتن اخبار، اطلاعات، رویدادها و دلایل وتجزیه و تحلیل آن ها به شکل روشن وکوتاه با رعایت دو اصل مهم ساده نویسی و درست نویسی.
اگر دانشجو هستید و مشغول به تحصیل و یا بعنوان یک کارمند در اداره یا سازمان مشغول به کار هستید، شاید برایتان پیش آمده باشد که کارفرمایتان از شما بخواهد یک گزارش روزانه یا ماهانه از کارتان بنویسید و یا در دانشگاه استاد از دانشجویان بخواهد گزارش کار خود را در مورد یک در س عملی بنویسند. خیلی از افراد نمی دانند محتوای یک گزارش کار چیست. اصلا چطور باید یک گزارش کار نوشت. در نوشتن گزارش بیشتر به سبک نوشتن مربوط می‌شود و اینکه چه چیزهایی باید در مقاله گنجانده شوند، از چه زبانی استفاده شود، تعداد صفحات آن چقدر باشد و نکاتی از این دست. در این بخش قصد داریم شما را با نحوه نگارش یک گزارش کار خوب و مفید آشنا کنیم.
گزارش چیست؟
در موارد تحصیلی گاهی واژه‌های مقاله و گزارش با هم تداخل پیدا کرده یا به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند. اما در تجارت، محیط‌های علمی یا فنی و در محیط کار بیشتر به گزارش نیاز است.
ویژگی های گزارش :
1. گزارش بر حقایق تمرکز می‌کند.
2. گزارش یک سند مختصر و مفید است که برای هدف و مخاطبی خاص نوشته می‌شود.
3. گزارش معمولا مشکل یا موقعیتی را تجزیه و تحلیل می‌کند و برای اقداماتی که در آینده باید صورت گیرند، توصیه‌هایی ارائه می‌دهد.
4. گزارش با واقعیت‌ها سر و کار دارد، بنابراین باید شفاف و خوش‌ساخت باشد.
ساختار گزارش :
توصیفی از ترتیب رویدادها یا موقعیت‌ها
تفسیری از مفهوم و اهمیتی که این رویدادها دارند، این تفسیر می‌تواند از دیدگاه خود شما نشأت گرفته باشد و یا از جانب افراد دیگر باشد که در این صورت حتما باید ارجاعی به آن افراد و نقل قول‌شان شده باشد
ارزیابی حقایق یا نتایج تحقیق‌تان
بحث در مورد نتایج احتمالی اقدامات آتی
توصیه‌ی شما در مورد اقدامات آتی
نتیجه‌گیری
البته لازم به ذکر است که در نوشتن گزارش لزومی ندارد که تمامی موارد ذکر شده در بالا حتما بکار برده شود. بنابراین لازم است قبل از اقدام به نوشتن گزارش کار، حتما بررسی کنید آیا دستورالعمل یا ساختار خاصی هست که باید از آن پیروی کنید یا نه. مثلا در برخی کشورها خیلی از سازمان‌های دولتی دستورالعمل‌های از پیش تعیین‌شده‌ای برای نوشتن و ارائه‌‌ی گزارش به مقامات مافوق دارند که باید حتما در هنگام نوشتن گزارش از آنها پیروی کرد.
در نوشتن گزارش باید اطلاعات با ساختار منظمی و به ترتیب نوشته شود تا خوانندگان اطلاعاتی را که به دنبالش هستند به‌آسانی و به‌سرعت پیدا کنند. به همین دلیل گزارش باید به بخش‌ها و زیربخش‌های مرتبط تقسیم شود و فهرستِ محتویات داشته باشد. شماره‌گذاری صفحات هم مهم است. این کار را می توانید به راحتی در برنامه‌هایی مثلMicrosoft Word انجام دهید.
گزارش نویسی
شروع: برنامه‌ریزی و آمادگی پیش از نوشتن
ساختار گزارش باید به گونه ای باشد که باعث هدایت مخاطب برای درک بهتر افکار و پیشنهادات شما شود. بنابراین بهتر است قبل از نوشتن، برای گزارش خود برنامه‌ریزی کنید.
مرحله‌ی اول: دستور کارتان را بدانید
قبل از اینکه شروع به نوشتن گزارش کنید، لازم است به دو سوال پاسخ دهید:
1. چه چیزی باید مورد مطالعه قرار بگیرد و گزارش برای چه کسانی آماده شود. اگر دانشجو هستید، مخاطب گزارش شما فقط استادتان نیست بلکه کسانی هستند که آن گزارش برای‌شان نوشته می‌شود.
2. دلیل نوشتن گزارش چیست و اینکه می‌خواهید خواننده بعد از خواندن آن چه کاری انجام دهد. آیا مثلا قرار است تصمیمی اتخاذ کند یا به توصیه‌ای عمل کند.
مرحله‌ی دوم: در تمام مدت دستور کار را در ذهن داشته باشید
در گزارش نویسی، هنگام برنامه‌ریزی و نوشتن حتما دستور کار را در ذهن داشته باشید، اینکه برای چه کسی و چرا می‌نویسید؟ تمام افکار شما باید بر این موضوع تمرکز داشته باشد و این یعنی باید بیرحمانه، گزارش خود را ویرایش و هر نکته‌ی نامرتبط را از آن خارج کنید. همینطور که مطالعه و تحقیق می‌کنید، مطالب را با توجه به موضوع دسته‌بندی کنید. حواس‌تان باشد که منابعِ همه‌ی نکاتی که برمی‌دارید را بدانید مخصوصا در گزارش‌های تحصیلی. ممکن است ارجاع دادن در گزارشی که برای محل کارتان می‌نویسید زیاد اهمیتی نداشته باشد، ولی به هر حال مهم است که بتوانید ادعاهای خود را ثابت کنید، پس بهتر است بدانید اطلاعات‌تان را از چه منابعی به‌دست آورده‌اید.
ملزوماتِ ساختار گزارش نیز مانند محتویات آن بسته به نوع سازمان یا گزارشی که می‌نویسید، متفاوت هستند. بنابراین قبل از هر چیز، اگر دستورالعمل خاصی وجود دارد حتما آن را مطالعه کنید. با این حال باید ساختار معمولی‌ای که همیشه برای هر نوشته‌ای وجود دارد را رعایت کنید که شامل چکیده‌ی اجرایی، مقدمه، بدنه‌ی اصلی گزارش و بخش مربوط به نتیجه‌گیری و پیشنهادات می‌شود.
چکیده گزارش
چکیده برای یک گزارش علمی، خلاصه‌ی کوتاهی از محتویات گزارش است. بهتر است نوشتن این قسمت را به آخر و زمانی که می‌دانید نکات کلیدی گزارش‌تان کدام هستند، موکول کنید. چکیده در حدود نیم تا یک صفحه می باشد. به خاطر داشته باشید که هدف اصلی چکیده این است که به مدیران اجرایی این فرصت را بدهد نگاهی اجمالی به محتویات گزارش بیندازند.
مقدمه گزارش
مقدمه نشان می‌دهد که می‌خواهید چه بگویید و خلاصه‌ای از مشکلی که درباره‌اش بحث می‌کنید را مطرح می‌کند. همچنین باید اشاره‌ی کوتاهی هم به نتیجه‌گیری داشته باشد.
بدنه‌ی اصلی گزارش
بدنه‌ی اصلی گزارش باید به‌دقت و به‌گونه‌ای ساختاربندی شده باشد که خواننده را به‌خوبی در میان موضوعات ارائه شده، هدایت کند. به این منظور باید بدنه را به بخش‌های مختلف تقسیم و برای هر بخش، زیربخش‌هایی مرتبط با موضوع یا قسمت‌هایی که باید بیشتر به آن پرداخته شود، در نظر بگیرید. برای هر موضوع باید نکات اصلی و قسمت‌هایی که مورد اختلاف هستند را به‌صورت خلاصه و شفاف مورد بحث قرار دهید. همچنین می‌توانید نتایج تجربی را نیز در این بخش قرار دهید. تمام اطلاعاتی که ارائه می‌دهید باید به دستور کار و موضوع اصلی مورد بحث مرتبط باشند.
نتیجه‌گیری و پیشنهادات گزارش
نتیجه‌گیری نشان می‌دهد از اطلاعات چه برداشتی می‌شود، نتایج تجربی نیز در این قسمت جا می‌گیرند. نتیجه‌گیری می‌تواند شامل پیشنهادات هم باشد یا می‌توانید برای آنها یک بخش مجزا در نظر بگیرید.
پیشنهادات، توصیه‌های شما برای بهتر شدن موقعیت را نشان می‌دهند و باید دقیق و قابل اندازه‌گیری باشند. اگر پیشنهادات شما به موارد مالی مربوط می‌شوند، باید آنها را با هزینه‌های تخمینی مشخص کنید.
سبک نوشتن گارش
در حین گزارش نویسی، هدف‌تان باید کاملا واضح باشد. از همه مهم‌تر اینکه گزارش باید به‌گونه‌ای نوشته شود که حتی برای فردی که در زمینه‌ی موضوع مورد نظر اطلاعات کافی ندارد هم قابل درک باشد. بنابراین باید از زبان ساده و جملات کوتاه استفاده و از جملات بلند و پیچیده خودداری کنید. همچنین باید از اصطلاحات فنی و تخصصی اجتناب کنید. اگر مجبورید از زبان تخصصی استفاده کنید باید تمامی واژه‌هایی را که استفاده می‌کنید، توضیح دهید. اگر احساس می‌کنید باید بیشتر از پنج کلمه را توضیح دهید، یعنی بیش از حد از اصطلاحات تخصصی استفاده کرده‌اید و باید چند مورد از آنها را حذف و با کلمات ساده جایگزین کنید.
مخاطبان خود را مدنظر داشته باشید. اگر قرار است گزارش شما خطاب به فرد خاصی نوشته شود، دقت کنید آیا باید از «شما» استفاده کنید یا از «سوم شخص مفرد»، برای مثال: «شاید جناب مدیرعامل مایل باشند این موضوع را مدنظر بگیرند…»، یا «جناب وزیر موافقت کرده‌اند که…».
نکات مهم
مانند همه‌ی مقالات یا نوشته‌های رسمی، گزارش شما هم باید بارها خوانده و ویرایش شود. دقت کنید که حتما تمام اطلاعاتی که در گزارش نوشته‌اید مرتبط به موضوع باشند، همینطور از نظر دستوری، املاء و استفاده‌ی درست از ضمایر هم باید دقت لازم را به عمل آورید. بهتر است یک بار دیگر هم ساختار و ملزومات مربوط به آن را بررسی کنید. برای گزارشاتی که در زمینه‌ی تحصیلی هستند دقت کنید که به تمامی مراجع به‌درستی اشاره شده باشد. مراقب باشید که سهوا و بدون اینکه حتی خودتان هم متوجه شده باشید از جایی کپی‌برداری نکرده باشید.
