پیش پروپوزال یک سند کوتاه علمی و تخصصی است که اطلاعات مختصری را در مورد یک پروژه آکادمیک یا تجاری در اختیار مخاطبان قرار می دهد. پیش پروپوزال یا در اصطلاح انگلیسی Pre-Proposal، طی سالهای اخیر به یکی از اسناد ضروری برای بسیاری از پروژه های دانشگاهی و صنعتی تبدیل شده است. ضرورت نگارش پیش پروپوزال از این جهت است که شخص با ارائه توضیحاتی مختصر و متقاعد کننده در یک قالب استاندارد بتواند اجرایی بودن یک پروژه را به مخاطبان نشان داده و آنان را برای مطالعه سایر اسناد مرتبط مانند پروپوزال، پایان نامه یا طرح توجیهی ترغیب نماید. لازم به ذکر است پیش پروپوزال با عنوان های دیگری مانند White Paper و (LOI (Letter of Intent نیز شناخته می شود. بر اساس تعریف ارائه شده توسط دانشگاه استنفورد یک وایت پیپر (White Paper) گزارشی رسمی و تخصصی است که مشکلی را شناسایی کرده و راه حلی قابل انجام برای آن ارائه می دهد. دلیل اختصاص واژه وایت پیپر یا صفحه سفید به مفهوم پیش پروپوزال به این دلیل بوده است که در فرهنگ بروکراسی و دولتی آمریکا، رنگ های مختلف در برخی از فرم ها یا سربرگ های دولتی نشان دهنده میزان اهمیت، نوع مخاطب و محتوای درون فرم است و برگه سفید رنگ به معنای محتوای غیرمحرمانه و عمومی است. برای مثال در فرآیند ویزای و مصاحبه سفارت آمریکا سه فرم با رنگهای مختلف وجود دارد که هر یک مفهوم خاصی را برای فرد مصاحبه شونده و درخواست کننده ویزا آمریکا خواهد داشت. در صورتی که بعد از مصاحبه، شخص درخواست کنند ویزا نتواند آفسیر را متقاعد کند یک برگه سفید رنگ از طرف وی دریافت خواهد کرد که نشان دهنده ریجکت شدن پرونده وی خواهد بود. اما اگر یک برگه زرد رنگ از طرف آفیسر دریافت کند بدین معنا است که احتمال گرفتن ویزا از طرف سفارت 70 درصد خواهد بود و پرونده وی نیاز به بررسی بیشتر دارد و اگر یک برگه صورتی رنگ دریافت کند به معنای این است که احتمال گرفتن ویزا برای شخص درخواست کننده بالای 99 درصد است. بنابراین همانطور که بیان کردیم برخی از مفاهیم فرهنگی در آمریکا در نام گذاری مراحل و فرآیند های مختلف تاثیر گذار است. نام دیگری که به مفهوم پیش پروپوزال اختصاص داده شده است (LOI (Letter of Intent است که در آن هدف از نگارش شفاف سازی یکسری از مفاهیم و دست پیدا کردن به یک توافق مشترک بین دو یا سه نفر یا گروهی از افراد است. بنابراین همانطور که مفاهیم پیش پروپوزال، White Paper و (LOI (Letter of Intent نشان می دهند، دلیل اصلی از ارائه و نگارش پیش پروپوزال، شناسایی یک مشکل خاص و پیشنهاد راه حلی برای برطرف کردن آن است با تاکید بر این موضوع که بتواند نظر مخاطبان را جلب کرده و توافقی جامع بین نویسنده پیش پروپوزال و مخاطب آن ایجاد کند. برای نگارش پیش پروپوزال استانداردهای مشخصی وجود دارد که در بخش های مختلف دانشگاهی و تجاری قالب های استاندارد و مشخصی از طرف سازمان مربوطه برای آن ارائه می شود. به همین منظور در ادامه بخش های مختلفی که در پیش پروپوزال ها مشترک بوده و در تمامی آنها وجود دارد بیشتر صحبت خواهیم کرد تا بتوانیم یک قالب کلی برای نگارش در اختیار مخاطبان عزیز قرار دهیم.
اما پیش از اینکه به بخشبندی یک پیش پروپوزال بپردازیم، باید اصول اولیه نگارش یک پیش پروپوزال استاندارد را بیان کنیم. موضوع اول محدودیت در تعداد صفحات پیش پروپوزال است که حتما باید توسط نگارنده مورد توجه قرار بگیرد. با توجه به اینکه پیش پروپوزال یک سند کوتاه و مختصر در مورد یک موضوع خاص است باید محتوا و مطالب آن در تعداد محدودی کلمه و صفحه تدوین شود. تعداد صفحات استاندارد برای پیش پروپوزال معمولا 6 صفحه است که یک صفحه به خلاصه موضوع یا Synopsis اختصاص پیدا میکند، 4 صفحه به تشریح ابعاد مختلف موضوع و ارائه راه حل که با نام Project Discription شناخته می شود و یک صفحه به مباحث مالی و بودجه بندی که با عنوان Buget Overview است اختصاص داده می شود. یکی دیگر از مواردی که می بایست در زمان نگارش پیش پروپوزال رعایت شود، تعداد کلمات مربوط به هر یک از بخش های بیان شده است. به طور معمول تعداد کلمات تعیین شده برای بخش خلاصه موضوع یا Synopsis باید در حدود 1000 کلمه باشد و به ترتیب برای بخش های Project Discription و Buget Overview نیز 6000 و 1000 کلمه میزان استاندارد خواهد بود. پس از رعایت اصول اولیه مربوط به انجام پیش پروپوزال حال نوبت به بخش بندی و ارائه یک فرمت کلی برای ارائه پیش پروپوزال میرسد که در ادامه در مورد بخش های مختلف آن توضیحات مختصری را ارائه خواهیم کرد.
خلاصه موضوع (Synopsis): در این بخش معمولا خلاصه اجرایی از پروژه بیان شده و در آن ابعاد مختلف مشکل یا موضوع شرح داده می شود. این بخش در فرآیند انجام پیش پروپوزال ترکیبی از مقدمه و ادبیات موضوع را شکل می دهد که در آن مسئله تحقیق بیان شده و ابعاد آن بر اساس کلیدواژه های مشخص شده، تبیین می گردند. همانطور که پیشتر بیان کردیم این بخش از فرآیند نگارش پیش پروپوزال محدودیت های محتوایی نیز دارد و مفاهیم موجود میبایست در محدوده 1000 کلمه ای خلاصه و ارائه شوند. در صورتی که این پروژه با همکاری موسسات و سازمانهای دیگری پیاده سازی می شود، سعی کنید در بخش خلاصه موضوعی یا Synopsis معرفی مختصری از این سازمانها و نقش آنها در پروژه را قرار دهید. توجه داشته باشید که این بخش از پیش پروپوزال اولین و مهمترین بخش برای جذب مخاطب و قانع کردن سرمایه گذاران خواهد بود، بنابراین باید محتوای آن را کاملا رسمی, علمی، جذاب و متقاعد کننده نگارش کنید.
شرح پروژه (Project Discription): این بخش از پیش پروپوزال کاملترین و اصلی ترین بخش از معرفی یک موضوع یا پروژه را به خودش اختصاص می دهد. بدین معنا که شما در بخش قبلی یک مشکل، موضوع یا پروژه ای را معرفی کرده اید و حال در قسمت Project Discription سعی دارید یک راه حل برای مشکل، یک روش تحقیق برای موضوع یا فرآیند اجرایی برای پروژه معرفی و ارائه نمایید. در این بخش باید مزیت ها و دلیل انجام پروژه، نحوه پیاده سازی آن، هدف از اجرای پروژه، سیستم اندازه گیری پیشرفت پروژه (PMS)، روش تحقیق، متخصصان و تیم عملیاتی به دقت تبیین گردند. بسیاری از کارشناسان باور دارند که این بخش از پیش پروپوزال می بایست مبتنی بر خواسته ها و نیازهای سرمایه گذاران، مخاطبان و مدیریان پروژه نگارش شود، بدین معنا که توجیه اقتصادی و سرمایه ای پروژه در این بخش مدنظر قرار بگیرد. در بخش شرح پروژه در فرآیند نگارش پیش پروپوزال معمولا فرضیات و برنامه کاری با زمانبندی دقیق ارائه شده و تیم متخصص، ناظر و عملیاتی پروژه معرفی می شوند. بخش Project Discription در پیش پروپوزال دانشگاهی به پیشینه پژوهش و ارائه روش تحقیق قابل اندازه گیری اختصاص می یابد. توجه داشته باشید که در پیش پروپوزال موضوعی و خصوصا تجاری اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت با برنامه عملیاتی و سیستم اندازه گیری پیشرفت پروژه یا PMS همخوانی داشته باشد. چرا که وجود مغایرت در این بخش از پیش پروپوزال نشان از عدم هماهنگی در پروژه بوده و برای سرمایه گذاران به معنای شکست خواهد بود.
بودجه بندی (Budget Overview): این بخش از نگارش پیش پروپوزال در تصمیم نهایی مخاطب برای پذیرش پروژه و سرمایه گذاری نقش بسزایی خواهد داشت چرا که در نهایت میزان سود حاصل از اجرایی شدن پروژه در مقابل هزینه های عملیاتی آن را ارائه می نماید. در صورتی که اشخاص دیگری در پروژه شما همکاری دارند یک ردیف بودجه جداگانه به آنها اختصاص بدهید و سعی کنید تمام اطلاعات داخل جدول به یک واحد ارزی و یک استاندارد عددی تهیه شده باشند. در زمان نگارش پیش پروپوزال برای هر ردیف بودجه یک توضیح مختصر ارائه کرده و مراحل هزینه کرد آن را تشریح نمایید. در پیش پروپوزال تجاری و صنعتی ممکن است شخص سرمایه گذار تمام هزینه های پروژه را تامین نکند و در این صورت پژوهشگر باید بتواند هزینه نهایی پروژه را محاسبه کرده و سایر منابع مالی در دسترس را نیز در پیش پروپوزال ارائه نماید. لازم به ذکر است در زمان ارائه جدول بودجه بندی پروژه سعی کنید یک جدول زمانبندی و مرحله برای پروژه ارائه نمایید تا سیستم اندازه گیری پیشرفت پروژه را تسهیل کنید.
